Klachtenregeling

1. Reikwijdte

Deze klachtenregeling is van toepassing op klachten over handelen of nalaten van Vigilanty Security V.O.F. en personen die onder verantwoordelijkheid van Vigilanty Security werkzaamheden verrichten.

2. Bij wie en hoe dient u een klacht in?

Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de directie van Vigilanty Security. Dit kan per e-mail via info@vigilantysecurity.nl of per post aan:

Directie Vigilanty Security V.O.F.
Zekkenstraat 32, 3151 XP Hoek van Holland

Het klaagschrift bevat ten minste:

• de naam en het adres van de klager;
• de datum van indiening;
• een duidelijke omschrijving van de gedraging waarover wordt geklaagd;
• de reden of gronden van de klacht.

Vermeld waar mogelijk ook de datum, tijd en locatie van het voorval en de naam of het signalement van de betrokken medewerker. Het klaagschrift wordt ondertekend; bij indiening per e-mail geldt de vermelding van de volledige naam als ondertekening.

Als de klacht niet aan de minimale eisen voldoet, krijgt de klager twee weken de gelegenheid om de ontbrekende gegevens aan te vullen. Als dit niet gebeurt, kan de klacht buiten behandeling worden gelaten.

3. Termijn voor het indienen

Een klacht wordt ingediend binnen zes weken na de datum waarop de gedraging waarover wordt geklaagd heeft plaatsgevonden.

4. Ontvangst en behandeling

1. Vigilanty Security stuurt binnen twee weken na ontvangst een schriftelijke ontvangstbevestiging.
2. De directie onderzoekt de klacht zorgvuldig. De klager kan worden uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek en de betrokken medewerker krijgt gelegenheid om op de klacht te reageren.
3. Als de klager geen mondelinge behandeling wenst, kan de klacht schriftelijk worden behandeld.
4. Vigilanty Security kan voor een zorgvuldig onderzoek relevante informatie bij betrokken derden opvragen, voor zover dit is toegestaan.
5. Een klacht wordt zoveel mogelijk behandeld door een persoon die niet rechtstreeks betrokken was bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft.
6. Vigilanty Security brengt overeenkomstig artikel 18 van de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus een kopie van een ingediende klacht ter kennis van de minister.

5. Beslissing en afhandelingstermijn

De directie neemt binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift een beslissing. De uitkomst wordt schriftelijk aan de klager meegedeeld en bevat, voor zover passend, de bevindingen en eventuele maatregelen die naar aanleiding van de klacht worden genomen.

6. Kosten

Aan het indienen en behandelen van een klacht zijn voor de klager geen kosten verbonden.

7. Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

Klachten worden zorgvuldig en zoveel mogelijk vertrouwelijk behandeld. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de behandeling, registratie en wettelijke afhandeling van de klacht en worden niet langer bewaard dan daarvoor noodzakelijk of wettelijk vereist is.